Секретарь-ассистент

Описание:

• Мы ищем активного и исполнительного сотрудника на должность секретаря-ассистента. Отличная возможность начать свой путь в мире брендинга

Обязанности:

• Совмещение функций бизнес-ассистента отдела по работе с клиентами и администратора на ресепшен
• Обязанности ассистента:
• Качественная обработка входящих запросов
• Своевременное заведение карточек в СРМ (запросы из почты/звонка)
• Первичное составление Договоров и Приложений под кураторством НБ менеджера
• Помощь с портфолио – вычитка/редактирование текстов, добавление картинок, и тд.
• Помощь с документами для тендеров
• Перевод материалов на английский язык
• Помощь в поиске подрядчиков для специфических задач
• Мониторинг тендерных площадок
• Обязанности секретаря reception:
• Взаимодействие с курьером (организация работы, прием запросов от сотрудников компании, ведение журнала с целью фиксации запросов, оперативная связь с курьером)
• Сканирование, подписание, подготовка к отправке документов (описи)
• Информирование клиентского отдела о днях рождения клиентов
• Разовые поручения: поклейка бордов, заказ цветопроб и пр.
• Прием, регистрация и передача адресатам входящей корреспонденции
• Прием и переключение звонков, а также фиксация информации о звонке (при отсутствии требуемого сотрудника на рабочем месте) и доведение ее до адресата
• Разбор и сортировка входящей электронной почты, передача информации адресатам, простые базовые ответы на запросы
• Поиск подрядчиков с целью изготовления сувенирной продукции и фирменной документации
• Организация проведения переговоров, совещаний, деловых встреч с клиентами и партнерами в офисе компании, чай/кофе/обслуживание клиентских встреч
• Оформление соглашения о конфиденциальности с новыми штатными сотрудниками компании
• Курирование графика встреч компании (отслеживание некорректного планирования)
• Заказ цветов и подарков клиентам компании, организация доставки
• Администрирование деловых поездок сотрудников и руководителя (заказ билетов, бронирование гостиниц)
• Заказ такси сотрудникам
• Ведение базы дней рождений сотрудников
• Ведение базы телефонов сотрудников

Требования:

• Высшее образование
• Знание английского языка
• Доброжелательность и энергичность
• Опыт оформления документов
• Исполнительность
• Грамотная устная и письменная речь
• Умение работать в режиме многозадачности
• Уверенный пользователь ПК, знание офисных программ и оргтехники
• Опыт работы на аналогичной должности
• Пунктуальность
• Стрессоустойчивость

Условия:

• Место работы: г. Москва, Пестовский пер., д.16, стр.2
• График работы 5/2 с 10:00 до 19:00
• Оплачиваемый отпуск
• Карьерный рост в зависимости от вашего образования и желания. Это могут быть: младший руководитель проектов, руководитель проектов, PR-менеджер, менеджер по развитию
• Заработная плата – по результатам собеседования
• При отклике отправляйте письмо с пометкой «резюме секретарь-ассистент»