Менеджер по коммуникациям и управлению изменениями

Задачи должности/обязанности:

• Анализ проекта/инициативы и выбор инструментов из методологии УИ, которые необходимо будет использовать на каждой стадии реализацию (стратегия по УИ)
• Анализ рисков предстоящих изменений. Постановка KPI по УИ на проекте. Сбор и анализ информации о проектах, идущих параллельно: определение их связей и взаимозависимостей
• Подготовка к реализации выбранной стратегии по управлению изменениями
• Подготовка материалов (презентации для Установочных встреч по УИ, написание стартовых коммуникаций с учетом целей проекта и др.)
• Подготовка плана по УИ, интегрированного в план реализации проекта
• Подбор и обучение команды по УИ (при необходимости)
• Согласование KPI по УИ с МБР/ руководителем проекта
• Проведение интервью с основными стейкхолдерами изменений
• Планирование и выполнение проектных задач в части управления изменениями
• План коммуникаций
• Разработка стратегии коммуникации: определение целей, задач и основного посыла в коммуникациях для участников изменений. Определение целевых аудиторий для коммуникаций (создание базы данных) с выделением приоритетов и посылов для каждой аудитории
• Создание архитектуры внутренних проектных встреч с учетом: сроков проекта, орг. структуры проекта, требований руководства, плана проектных работ и тд
• Выстраивание взаимодействий между проектными командами взаимосвязанных и взаимозависимых проектов: интеграция планов работ, результатов, статусов по проекту и др
• Разработка, планирование и организация основных активностей по коммуникациям для целевых аудиторий: Установочные встречи по проекту, написание стартовых коммуникаций о начале проекта для руководителей. Организация и проведение семинаров и стратегических сессий как внутри компании так и за ее пределами (с клиентами, поставщиками, гос.органами и тд), подготовка информационных материалов по проектам (дайджесты, статьи, плакаты, презентации, информационные рассылки и пр.)
• Сбор обратной связи по проектным активностям, анализ и презентация информации, подготовка и реализация корректирующих мероприятий
• Участие в разработке программы мотивации для участников изменений (премии, дипломы, сертификаты и тд)
• План работы со спонсорами и стейкхолдарами
• Построение матрицы заинтересованных лиц
• Определение и фиксация целей, ожиданий и открытых вопросов руководителей, участвующих в изменениях
• Планирование и проведение регулярных встреч с руководителями, которых касаются изменения с целью информирования о статусе проекта, о статусе решения открытых вопросов, эскалации рисков и проблем в подотчетной им области
• Поддержка руководителей в вопросах коммуникации с прямыми подчиненными: подготовка тезисов выступлений, материалов, привлечение по необходимости сотрудников СБ, HR, и др
• План организационных изменений
• Идентификация организационных изменений, оценка влияния изменений на бизнес, разработка планов мероприятий внедрения изменений с указанием сроков, ответственных, контроль за реализацией мероприятий по внедрению изменений
• Обеспечение внедрения изменений в тесном сотрудничестве с проектной командой и представителями бизнес функций, участвующих в проекте (стейкхолдарами)
• Организация деятельности по подготовке и согласования процедур и регламентов, описывающих новые процессы совместно с владельцами бизнес-процессов
• Выявление необходимых изменений в процессах смежных подразделений, определение сроков, ответственных, контроль трансформации
• Сбор статуса внедрения изменений на регулярной основе. Отслеживание влияния завершенных задач по реализации изменений, выявление барьеров, мешающих принятию изменений, и разработка действий по их преодолению
• План обучения
• Разработка стратегии обучения: кто и кого обучает, когда и в каком объеме
• Формирование программы обучения для проектной команды, ключевых и конечных пользователей
• Разработка графика обучения, учебных материалов
• Организация и контроль проведения обучения
• Оценка знаний и компетенций сотрудников после обучения
• Оценка готовности к изменениям сотрудников и организации
• разработка подхода к оценке готовности к изменениям сотрудников и организации
• Разработка анкет, проведение опроса по оценке готовности к изменениям
• Сбор и анализ результатов опросов
• Выявление организационных рисков и разработка рекомендаций по их минимизации
• Подготовка статуса внедрения изменений для учета при принятии решения о запуске
• Поддержка изменений после запуска: Участие в разработке плана стабилизации изменений и помощь в его реализации. Например: фиксация изменений в трудовой культуре (должностные инструкции, KPI и тд), отслеживать уровень и частоту работы пользователей в системе, пересматривать результаты внедрения, консолидация всех учебных материалов и тд.

Ключевые показатели эффективности:

• Контроль рамок проекта: соблюдение срока и бюджета, соответствие внедрённого решения ожиданиям заказчиков
• Выполнение актуализируемого плана по УП и KPI по УИ в проекте

Обязательные требования:

• Образование: высшее, менеджмент, экономика, ИТ-технологии, управление, точные науки
• Дополнительные требования к квалификации: высшее образование близкое к профилю (экономическое, техническое, управленческое, социологическое)
• Опыт работы: не менее 5 лет в данном направлении

Требуемые навыки и знания:

• Знание и умение применять методологии управления изменениями (наличие сертификата в этой области является преимуществом, например, сертификат по методологии Prosci)
• Знания и умение применять методологии проектного управления
• Отличные навыки коммуникации, способность быстро наладить взаимодействие с ключевыми людьми в различных бизнес единицах (агентами изменений) и ключевыми людьми проектной команды
• Опыт руководства управления изменениями в крупных ИТ проектах
• Опыт реализации проектах в крупной производственной компании
• Опыт организации работы больших проектных команд
• Сильные аналитические навыки – обработка большого объема текстовой и графической информации - нормативные документы, модели бизнес-процессов, функционально-технические требования ИТ-проектов, положения о подразделениях, должностные инструкции
• Уверенное представление результатов в формате PowerPoint
• Навыки фасилитации и публичных выступлений
• Навыки ведения сложных переговоров, убеждения, совместной работы
• Навыки организации обучения для большого кол-ва участников
• Высокий уровень ответственности, умение отстаивать интересы команды проекта, нацеленность на результат, самостоятельность
• Стрессоустойчивость

График:

• График работы: Односменная работа (5-ти дневная рабочая неделя с двумя выходными днями, с продолжительностью рабочей смены 8 часов 12 минут (понедельник-четверг), 7 часов 12 минут (пятница), перерыв 48 минут